企业新品发布、融资颁布，都少不了发布会。作为一个营销人，录音整理，如果没开过发布会，累掉一层皮，操碎一颗心，你的营销生活就不完整。

一场发布会的筹备期至少需要20天到1个月。我有过一次四天时间筹备某公司一场百人发布会的神奇经历。

9月19日接到命令，4天后，就是24号，要开一场和旅行相干的发布会。俺们作为勤劳、忠诚的市场人，全然把这当做人生潜力的发掘。

奇葩的是，发布会不仅顺利完成了，纸媒、网媒、电台、电视台等到场媒体近50家（后面我将具体讲如何高效邀请嘉宾）。会场安排和小礼物用了点警惕机，不少人拍照发朋友圈，获得了不错的二次流传效果。下图为发布会现场效果，一会儿掰掰都是怎么lu（一声）下来的。

特点定制甜品台，从翻糖饼干到小摆件，多次强调发布会主题——旅行，以及品牌LOGO曝光

小礼品-木盒多肉植物，呼应大自然、旅行主题。卷着的是媒体通稿，也是多次朋友圈曝光。

剧场式发布会（ LED屏最好租用P4的，清楚度、分辨率最好）

现在从头开端捋。最最紧急的，是把场地敲定下来。会场往往都需要提前预订，越靠后选择领域越小，还会见临订不到场地、发布会流产的风险。经过筛选，我们选了富有艺术气味的北京798里的一个剧场，符合互联网+旅游的调调。

场地一断定，马上要解决参会人的问题，尤其是嘉宾、媒体等，因为他们的时间档期也需要提前预约。我们打算邀请投资人、媒体、合作企业，还需要一些旅游网红前来捧场。下面是嘉宾及媒体邀请表部分截图。

来宾按照姓名首字母排列，方便签到时快速查找。每个媒体提前收集好邮箱，发布会一结束就通发速记、稿件和现场照片，后面可以记载稿件链接，做结案汇报用。

接下来再处理场地搭建、物料、茶歇、礼品、消息通稿等事宜。为什么这些可以靠后？因为这些大都是内部或者服务商的工作，加加班就可以解决（这需要兼具虐己和虐他的精力，加班费、佣金多给点吧）。而之前说的场地、嘉宾、媒体的时间档期，约晚了，给钱也解决不了。

要让整场发布会运筹帷幄，需要将各项筹备及现场履行工作分配到小组，定下各组负责人和每项工作的时间截点（准确到几点）。

下面是我列出的物料筹备清单、时间截点及对应负责人。

所有工作必定要明确到具体的人。并且每个工作人员手里有一张表，北京速记公司，明确自己的工作。需要指定一名总和谐人（一般就是总策划人，明确每一块工作），按时间截点推动各项筹备工作及现场履行工作。

在履行现场，工作人员即使创造异常，也不能擅自离岗或者瞎指挥其他人，而是立即向总和谐人汇报。下面是现场履行表及人员安排表。

现在调回头说说，如何才干高效率邀请到嘉宾、媒体和其他参会者。

当然土豪可以全权委托公关公司，我这里说的是经济省钱，自己邀请的情况。

要想请来人，一方面要有通畅的沟通渠道，知道去哪找这些人，这个靠平时的积累。一个优良的市场人、企业PR除了给公关公司创收之外，还应当自己储备一些资源。

另一方面，需要传递运动本身的价值。一个个打电话并不必定是最佳方法，不但效率低，有时候还会打扰到对方。

我常用的方法是做一个易企秀邀请函。可以群发，效率高，还可以拿到报名信息，方便制作签到表，也能充分利用图、文、音乐来体现出发布会的逼格，进步邀请成功率。

如何做一个让参会人数暴增的邀请函

在策划邀请函的时候，首先应当想一下被邀请人需要什么？嘉宾一般需要和他同等重量级的嘉宾、排场；媒体需要消息、话题、当然车马费少不了；用户需要资源、知识、大佬……所以在邀请函中需要明确主题，体现重量级嘉宾、强调往届盛况、会议场地高大上照片、到场媒体、发布会当天会爆料哪些“彩蛋”等。